Как делаются проекты — взгляд изнутри: продолжение
Управление инновационного развития МГИМО продолжает серию своих интервью. Главной целью Управления является формирование и развитие в Университете устойчивой инновационной среды с перспективой коммерциализации результатов научно-образовательной деятельности. В этом интервью вы можете подробнее узнать о том, как проходит непосредственное выполнение проекта и как достичь баланса между тремя основными параметрами любого проекта — финансовыми, кадровыми и временными.
Следующая фаза — это, видимо, непосредственное выполнение проекта?
Андрей Шахов: Почти так. После того как конкурс выигран, представитель заказчика связывается с уполномоченным сотрудником университета (это один из сотрудников нашего управления) для обсуждения условий подписания договора. Для подписания устанавливается определенный срок — не ранее десяти и не позднее двадцати дней с даты определения победителя. В функции контактного лица от МГИМО входит поддержание постоянной связи с заказчиком для решения вопросов координации и ведения проекта, оформления сопутствующих бумаг, организации встреч и переговоров заказчика и научного руководителя работы. Договор, помимо стандартных разделов, включает ряд приложений («техническое задание», «календарный план», «смета расходов»), требующих ежедневного мониторинга. Договор передается на согласование в соответствующие подразделения МГИМО: юридическое, планово-экономическое управления, отдел учета договоров, бухгалтерию. Еще на этапе заявки договор предварительно согласуется с юридическим управлением. Тонкость в том, что если вы признаны победителем, отказаться от проекта нельзя. В случае отказа организация включается в список недобросовестных поставщиков — это красный свет на участие в любых конкурсах на два года. Поэтому еще до участия в конкурсе наши юристы должны дать нам добро на подписание договора в предложенном заказчиком виде.
Ольга Сергеева: Как только подписан договор, УИР составляет внутреннюю смету доходов и расходов по целевым средствам и передает ее на согласование в планово-экономическое управление. Эта смета, как правило, имеет другой формат, чем смета договора. Смета договора — это цена каждого из мероприятий календарного плана. Внутренняя смета — это распределение средств по ЭКР (кодам экономической классификации): сколько на зарплату, налоги, командировки, расходные материалы и т.д.). Таким образом, мы фактически обеспечиваем исполнение двух параллельных смет — одну для заказчика, другую — для контрольных структур МГИМО. Политика руководства университета такова, чтобы большую часть финансовых средств направить на поощрение основных исполнителей проекта. Если проект дорогой, мотивация персонала очень приличная. По НИР установлен максимальный процент отчислений университету — 15%, остальные средства находятся под управлением научного руководителя проекта и ответственного исполнителя, которым является ректор или проректор по научной работе.
И все-таки, как идет выполнение самого проекта?
О.С.: Научный руководитель, научный координатор и сотрудники УИР, которым поручено сопровождать проект, проводят совещание, на котором проговариваются все предстоящие работы, распределяются функции, устанавливается алгоритм достижения индикаторов и показателей. Конечно же, сроки. В их числе — дедлайны и объемы подготовки научных текстов, новых образовательных программ, сроки научных поездок, даты и параметры проведения конференций, семинаров, других мероприятий. В дальнейшем контакты научного координатора и УИР идут в постоянном режиме, научного руководителя — по мере необходимости.
А.Ш.: В той части своих обязанностей, которая касается проектов, УИР является классическим проектным офисом и сопровождает все стадии жизненного цикла проекта — инициацию, планирование, организацию, контроль, анализ, завершение. Как известно, проект ограничен тремя основными параметрами — финансовыми, кадровыми и временными. Так вот, стоимость проекта у нас фиксированная, известная с самого начала, нет проблем с квалификацией исполнителей. А самая конфликтоопасная зона — это тайм-менеджмент. Этот риск лежит в плоскости бюрократической структуры большого МГИМО. В проекте задействовано множество подразделений и специалистов разного уровня профессиональной подготовки, разных человеческих качеств. Обеспечить работу только что созданного механизма, в который вовлечены люди, процессы, документы, с тем, чтобы в конечной временной точке получить успешный результат — это очень интересная задача. Чем больше членов команды разделяют эту ответственность, тем меньше риск невыполнения. Понимая, что работа в проекте является дополнительной нагрузкой, УИР старается создать коллективу исполнителей максимально комфортные условия для научной работы. Мы освобождаем его от всех черновых обязанностей — форматирования текстов по ГОСТ, решения административных и финансовых вопросов, организации проектных мероприятий в стенах МГИМО, ведения баз данных и т.п. Кстати, по базам. У большинства заказчиков договоры содержат требование о внесении информации по проекту в предлагаемые заказчиком базы данных. Естественно, они различны. В одних случаях требуется внесение данных, начиная со стадии заявки, в других — данные вносятся уже на этапе отчетов. В базы данных мы вносим информацию по участникам проектов, индикаторам и показателям, исполнению бюджета, заполняем и загружаем отчетные формы. Заказчик, как правило, размещает в базе ответную информацию о стадии проверки отчетов, прохождении платежей, экспертные заключения, копии актов приемки работ и т.д. Формируя такие обширные базы данных по сотням проектов, министерства, например, получают и анализируют десятки интегрированных показателей. Такие показатели позволяют планировать научную и образовательную деятельность уже в масштабе отрасли или даже всей страны. Как концептуально, так и предметно.
О.С.: Круг научно-образовательных подразделений университета, работающих с УИР над конкурсными заявками и исследовательскими проектами, с каждым годом растет. В 2011 году в выполнении и сопровождении проектов приняло участие 38 подразделений, почти в полтора раза больше, чем в предыдущем. Количество только основных исполнителей проектов составило 120 человек, на 25% больше показателя прошлого года, в том числе участие представителей профессорско-преподавательского состава возросло почти на 30%, аспирантов и студентов на 20%. Около 70% исполнителей научно-исследовательских работ — это молодые (до 35 лет) преподаватели, аспиранты и студенты. Также расширяется спектр научных направлений, по которым МГИМО предлагает свои разработки. В многие исследовательские проекты включается образовательная составляющая, т. е. работы завершаются созданием или модернизацией учебных курсов, программ и методик. Новые образовательные программы — прекрасный резерв для коммерциализации наших услуг, привлечения различных целевых групп потребителей в МГИМО.
А.Ш.: Еще о резервах. Как мы видим, задействованные в выполнении исследовательских проектов сотрудники составляют около 5% от общего числа ППС и научных работников. Из опубликованных на портале МГИМО в течение года 85 конкурсов, коммерческих заказов и грантов вызвали интерес у университетской общественности немногим более 25. По ним и были оформлены заявки. В связи с этим еще раз сообщу, что за работу по привлечению целевого финансирования университет выплачивает инициативной группе вознаграждение в размере 10% от цены выигранного проекта.
Как достигается баланс обязательного участия определенных групп (докторов, студентов, научной молодежи до 35 лет) и качественного исполнения проекта?
О.С.: Если говорить о таких проектах, как заказанные Академией народного хозяйства два исследования к саммиту АТЭС, то там были поставлены такие задачи и такие сроки, что они могли быть выполнены только докторами и кандидатами наук с большим опытом работы и высоким статусом в научном мире. Более того, группы И.Н. Платоновой и Д.В. Стрельцова уже вне сроков этих проектов будут готовить рекомендации для Минэкономразвития по теме. А если говорить о Федеральной целевой программе «Научно-педагогические кадры», то она в принципе ориентирована на поддержку молодых специалистов. Работы по этой программе растянуты во времени, мы обязаны привлекать студентов и аспирантов и выдерживать процент участия молодежи.
А.Ш.: Очень многое зависит от научного руководителя — как он выстроит процесс сотрудничества признанных ученых и начинающей молодежи. Мы все заинтересованы в преемственности в МГИМО. Трехлетний проект по мировому политическому развитию у нас начинался очень тяжело, было три «центра силы», три руководителя, мы долго не могли найти баланс интересов. Были очень острые дискуссии в кабинете проректора по науке. Когда фактическим руководителем стала М.М. Лебедева, процесс, что называется, пошел. Последний год у нас был очень результативным. Международная конференция, коллективная монография, новые учебные программы, интересные исследования. Много аспирантов и студентов среди участников. Отличные рецензии Минобрнауки. Отзывы в СМИ. Например, в газете «Поиск».
Управление инновационного развития МГИМО продолжает серию своих интервью. Главной целью Управления является формирование и развитие в Университете устойчивой инновационной среды с перспективой коммерциализации результатов научно-образовательной деятельности. В этом интервью вы можете подробнее узнать о том, как проходит непосредственное выполнение проекта и как достичь баланса между тремя основными параметрами любого проекта — финансовыми, кадровыми и временными.
Следующая фаза — это, видимо, непосредственное выполнение проекта?
Андрей Шахов: Почти так. После того как конкурс выигран, представитель заказчика связывается с уполномоченным сотрудником университета (это один из сотрудников нашего управления) для обсуждения условий подписания договора. Для подписания устанавливается определенный срок — не ранее десяти и не позднее двадцати дней с даты определения победителя. В функции контактного лица от МГИМО входит поддержание постоянной связи с заказчиком для решения вопросов координации и ведения проекта, оформления сопутствующих бумаг, организации встреч и переговоров заказчика и научного руководителя работы. Договор, помимо стандартных разделов, включает ряд приложений («техническое задание», «календарный план», «смета расходов»), требующих ежедневного мониторинга. Договор передается на согласование в соответствующие подразделения МГИМО: юридическое, планово-экономическое управления, отдел учета договоров, бухгалтерию. Еще на этапе заявки договор предварительно согласуется с юридическим управлением. Тонкость в том, что если вы признаны победителем, отказаться от проекта нельзя. В случае отказа организация включается в список недобросовестных поставщиков — это красный свет на участие в любых конкурсах на два года. Поэтому еще до участия в конкурсе наши юристы должны дать нам добро на подписание договора в предложенном заказчиком виде.
Ольга Сергеева: Как только подписан договор, УИР составляет внутреннюю смету доходов и расходов по целевым средствам и передает ее на согласование в планово-экономическое управление. Эта смета, как правило, имеет другой формат, чем смета договора. Смета договора — это цена каждого из мероприятий календарного плана. Внутренняя смета — это распределение средств по ЭКР (кодам экономической классификации): сколько на зарплату, налоги, командировки, расходные материалы и т.д.). Таким образом, мы фактически обеспечиваем исполнение двух параллельных смет — одну для заказчика, другую — для контрольных структур МГИМО. Политика руководства университета такова, чтобы большую часть финансовых средств направить на поощрение основных исполнителей проекта. Если проект дорогой, мотивация персонала очень приличная. По НИР установлен максимальный процент отчислений университету — 15%, остальные средства находятся под управлением научного руководителя проекта и ответственного исполнителя, которым является ректор или проректор по научной работе.
И все-таки, как идет выполнение самого проекта?
О.С.: Научный руководитель, научный координатор и сотрудники УИР, которым поручено сопровождать проект, проводят совещание, на котором проговариваются все предстоящие работы, распределяются функции, устанавливается алгоритм достижения индикаторов и показателей. Конечно же, сроки. В их числе — дедлайны и объемы подготовки научных текстов, новых образовательных программ, сроки научных поездок, даты и параметры проведения конференций, семинаров, других мероприятий. В дальнейшем контакты научного координатора и УИР идут в постоянном режиме, научного руководителя — по мере необходимости.
А.Ш.: В той части своих обязанностей, которая касается проектов, УИР является классическим проектным офисом и сопровождает все стадии жизненного цикла проекта — инициацию, планирование, организацию, контроль, анализ, завершение. Как известно, проект ограничен тремя основными параметрами — финансовыми, кадровыми и временными. Так вот, стоимость проекта у нас фиксированная, известная с самого начала, нет проблем с квалификацией исполнителей. А самая конфликтоопасная зона — это тайм-менеджмент. Этот риск лежит в плоскости бюрократической структуры большого МГИМО. В проекте задействовано множество подразделений и специалистов разного уровня профессиональной подготовки, разных человеческих качеств. Обеспечить работу только что созданного механизма, в который вовлечены люди, процессы, документы, с тем, чтобы в конечной временной точке получить успешный результат — это очень интересная задача. Чем больше членов команды разделяют эту ответственность, тем меньше риск невыполнения. Понимая, что работа в проекте является дополнительной нагрузкой, УИР старается создать коллективу исполнителей максимально комфортные условия для научной работы. Мы освобождаем его от всех черновых обязанностей — форматирования текстов по ГОСТ, решения административных и финансовых вопросов, организации проектных мероприятий в стенах МГИМО, ведения баз данных и т.п. Кстати, по базам. У большинства заказчиков договоры содержат требование о внесении информации по проекту в предлагаемые заказчиком базы данных. Естественно, они различны. В одних случаях требуется внесение данных, начиная со стадии заявки, в других — данные вносятся уже на этапе отчетов. В базы данных мы вносим информацию по участникам проектов, индикаторам и показателям, исполнению бюджета, заполняем и загружаем отчетные формы. Заказчик, как правило, размещает в базе ответную информацию о стадии проверки отчетов, прохождении платежей, экспертные заключения, копии актов приемки работ и т.д. Формируя такие обширные базы данных по сотням проектов, министерства, например, получают и анализируют десятки интегрированных показателей. Такие показатели позволяют планировать научную и образовательную деятельность уже в масштабе отрасли или даже всей страны. Как концептуально, так и предметно.
О.С.: Круг научно-образовательных подразделений университета, работающих с УИР над конкурсными заявками и исследовательскими проектами, с каждым годом растет. В 2011 году в выполнении и сопровождении проектов приняло участие 38 подразделений, почти в полтора раза больше, чем в предыдущем. Количество только основных исполнителей проектов составило 120 человек, на 25% больше показателя прошлого года, в том числе участие представителей профессорско-преподавательского состава возросло почти на 30%, аспирантов и студентов на 20%. Около 70% исполнителей научно-исследовательских работ — это молодые (до 35 лет) преподаватели, аспиранты и студенты. Также расширяется спектр научных направлений, по которым МГИМО предлагает свои разработки. В многие исследовательские проекты включается образовательная составляющая, т. е. работы завершаются созданием или модернизацией учебных курсов, программ и методик. Новые образовательные программы — прекрасный резерв для коммерциализации наших услуг, привлечения различных целевых групп потребителей в МГИМО.
А.Ш.: Еще о резервах. Как мы видим, задействованные в выполнении исследовательских проектов сотрудники составляют около 5% от общего числа ППС и научных работников. Из опубликованных на портале МГИМО в течение года 85 конкурсов, коммерческих заказов и грантов вызвали интерес у университетской общественности немногим более 25. По ним и были оформлены заявки. В связи с этим еще раз сообщу, что за работу по привлечению целевого финансирования университет выплачивает инициативной группе вознаграждение в размере 10% от цены выигранного проекта.
Как достигается баланс обязательного участия определенных групп (докторов, студентов, научной молодежи до 35 лет) и качественного исполнения проекта?
О.С.: Если говорить о таких проектах, как заказанные Академией народного хозяйства два исследования к саммиту АТЭС, то там были поставлены такие задачи и такие сроки, что они могли быть выполнены только докторами и кандидатами наук с большим опытом работы и высоким статусом в научном мире. Более того, группы И.Н. Платоновой и Д.В. Стрельцова уже вне сроков этих проектов будут готовить рекомендации для Минэкономразвития по теме. А если говорить о Федеральной целевой программе «Научно-педагогические кадры», то она в принципе ориентирована на поддержку молодых специалистов. Работы по этой программе растянуты во времени, мы обязаны привлекать студентов и аспирантов и выдерживать процент участия молодежи.
А.Ш.: Очень многое зависит от научного руководителя — как он выстроит процесс сотрудничества признанных ученых и начинающей молодежи. Мы все заинтересованы в преемственности в МГИМО. Трехлетний проект по мировому политическому развитию у нас начинался очень тяжело, было три «центра силы», три руководителя, мы долго не могли найти баланс интересов. Были очень острые дискуссии в кабинете проректора по науке. Когда фактическим руководителем стала М.М. Лебедева, процесс, что называется, пошел. Последний год у нас был очень результативным. Международная конференция, коллективная монография, новые учебные программы, интересные исследования. Много аспирантов и студентов среди участников. Отличные рецензии Минобрнауки. Отзывы в СМИ. Например, в газете «Поиск».
