Как делаются проекты — взгляд изнутри: окончание
Управление инновационного развития МГИМО завершает серию интервью об особенностях управления проектами. Настоящий материал посвящен заключительной стадии работ — подготовке научных отчетов и отчетных форм, сдаче документации заказчику, организации выплат исполнителям.
См. также начало и продолжение цикла.
— Проект должен завершиться определенным результатом. Что представляет собой итоговый материал, который вы передаете заказчику?
Андрей Шахов: Про научную часть мы информируем регулярно. По окончании работ руководители проектов дают нам интервью, которые размещаются в блоке «Инновационное развитие» на портале МГИМО. Там можно узнать в деталях о созданных научных продуктах. Кому они необходимы и как способствуют развитию той или иной предметной области. Можно узнать, насколько обширна тематика этих работ. Международные отношения, экономика, политология, право, экология, информационные технологии, другие области наук. Но у нас сейчас задача побывать «по ту сторону» проектов. Итоговый материал, который мы передаем заказчику, представляет собой отчет, который оформляется не только в соответствии с государственными контрактами и договорами, но и с учетом требований ГОСТ. Кроме того, с недавнего времени все научно-исследовательские работы и отчеты об их исполнении регистрируются в Центре информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС). Это федеральное учреждение формирует общероссийскую базу исследовательских работ с целью предоставления возможности госструктурам и иным заинтересованным организациям использовать эту базу для формирования тематик будущих исследований. Как в любой формализованной базе, каждый ее элемент должен быть представлен в определенном виде. Поэтому требования к отчетам очень высокие. Материал должен содержать в себе необходимые разделы: реферат, определения, обозначения и сокращения, введение, основную часть, заключение, список использованных источников, приложения. Должны быть соблюдены все требования по шрифту, интервалу, заголовкам, цитированию, сноскам, таблицам и т. д. Таким образом, результат творческой мысли научного коллектива необходимо представить в строго заданном формате. Что иногда требует серьезной переработки текста.
Ольга Сергеева: Но сотрудники УИР крайне аккуратно относятся к авторским текстам, любые корректировки согласуются с авторами. По окончании форматирования отчет передается научному руководителю на окончательный просмотр. Срок представления отчета определен государственным контрактом. Но фактический срок сдачи проекта сдвигается обычно на месяц раньше. Такой запас времени объясняется неформальными, а иногда и отраженными в самих договорах требованиями заказчиков. Во время подготовки отчетов управление работает в ненормированном режиме, заполнение форм, правки текстов происходят on-line, руководитель работ вплоть до распечатки отчета может пересылать нам изменения, которые вносятся в итоговый вариант. Распечатанный отчет подписывается всеми исполнителями и передается на утверждение ректору или проректору по научной работе. Внешний вид отчетов также диктуется требованиями ГОСТ: титульный лист, прошитые и сброшюрованные экземпляры, вложенный диск. На сам диск мы наносим на специальном принтере наименование проекта и логотип Университета.
— Каков объем итогового отчета?
О.С.: Отчет редко укладывается в 100 страниц. Обычно это объемный, а иногда и многотомный материал от 300 до 1000 страниц). Отчет готовится в 3–4 экземплярах — 2–3 экземпляра заказчику, 1 — исполнителю, 1 — в ЦИТиС.
— Как передаются заказчику отчеты? Как долго они рассматриваются? Все ли заказчики выполняют свои обязательства по оплате работ?
О.С.: По условиям контрактов заказчику передаются бумажные экземпляры отчета и отчетных форм (статистических данных и сведений о выполнении индикаторов и показателей), а также электронные версии отчета на диске. При наличии у заказчика электронной базы данных, электронная версия отчета загружается и в нее. В случае несвоевременного представления отчетной документации к исполнителю могут быть применены штрафные санкции, предусмотренные договором, или же информация об организации-исполнителе может быть внесена в реестр недобросовестных поставщиков (мы говорили о нем ранее). Пока мы счастливо избегаем таких рисков. Хотя были случаи, что передавали отчеты буквально «на флажке». Заказчик тоже, как правило, поставлен в жесткие временные рамки по проверке отчетов — и не только договором, но и обязательствами по исполнению своего бюджета. Этим и объясняется желание получить отчет заблаговременно, чтобы он прошел нормальную экспертизу и, если необходимо, доработку. После проверки заказчик подписывает акты, составляет экспертные заключения, переводит финансовые средства в Университет. До сих пор мы не испытывали проблем с получением денег от заказчиков.
— Как производятся расчеты с исполнителями работ?
А.Ш.: В наших проектах мы не практикуем авансовые выплаты исполнителям. Это наша принципиальная позиция. Порядок выплат, естественно, оговаривается, однако фактическая оплата работ — строго по реальному вкладу участника, определяемому научным руководителем или на собрании творческого коллектива. Проекты приказов на выплаты проходят несколько этапов согласования и утверждения, причем до запуска приказа ректор знакомится с комплектом документов на выплаты. К приказам прилагаются акты сдачи-приемки работ и ранее утвержденные внутренние сметы. Фактические расходы, естественно, этим сметам должны соответствовать. За счет отработанной процедуры процесс идет быстро. Мы мониторим движение каждого такого приказа, чтобы выплаты прошли без задержек.
— Последний вопрос. Вы говорили о ненормированном режиме работ. Что мешает организовать работу так, чтобы уложиться в стандартный рабочий день?
А.Ш.: Да мы, собственно, и не ставим жестко такой цели. Конечно, мы стараемся свести к минимуму проблему «пожарного» закрытия проектов. Фактически УИР работает как система одного окна на условиях полной взаимозаменяемости. Это дисциплинирует и научные группы, и административные подразделения, через которые проходит документация. Но избавиться от ненормального рабочего дня не получится все равно. Ведь научная группа работает вообще вне рамок своего рабочего графика, а мы сопровождаем научную группу и в любой момент времени должны быть доступны. Конечно, большая часть проекта выполняется во второй половине его срока. Понятно, что происходит, когда приближается дедлайн. Но если при этом процесс упорядочен, доверие сочетается с контролем, нет причин для беспокойства. С другой стороны, проект — это творческий процесс, вы увлечены возможностью сделать что-то интересное с научным коллективом. Это затягивает. Каждый проект по-своему уникален и каждый имеет свою историю создания. Наши коллеги с кафедр и научных центров получают навыки управления проектами, а мы постигаем суть научной работы. Мы в качестве инициативы провели через приказы несколько нормативных документов по проектной работе. А с нового года Управлению поручено сопровождать все научные и инновационные проекты Университета. Я бы хотел поблагодарить всех, кто в 2011 году делал с нами научные проекты и обслуживал их. А также тех, кто делал отличные конкурсные заявки, не ставшие победными. Скоро мы откроем на портале страницу со статистикой по выполненным проектам, там будет информация обо всех НИР и обо всех исполнителях, начиная с 2009 года. Мы приглашаем всех желающих принять участие в проектной работе и в этом году, не только ждать объявлений о конкурсах или грантах, но и приходить со своими идеями.
— Спасибо.
Управление инновационного развития МГИМО завершает серию интервью об особенностях управления проектами. Настоящий материал посвящен заключительной стадии работ — подготовке научных отчетов и отчетных форм, сдаче документации заказчику, организации выплат исполнителям.
См. также начало и продолжение цикла.
— Проект должен завершиться определенным результатом. Что представляет собой итоговый материал, который вы передаете заказчику?
Андрей Шахов: Про научную часть мы информируем регулярно. По окончании работ руководители проектов дают нам интервью, которые размещаются в блоке «Инновационное развитие» на портале МГИМО. Там можно узнать в деталях о созданных научных продуктах. Кому они необходимы и как способствуют развитию той или иной предметной области. Можно узнать, насколько обширна тематика этих работ. Международные отношения, экономика, политология, право, экология, информационные технологии, другие области наук. Но у нас сейчас задача побывать «по ту сторону» проектов. Итоговый материал, который мы передаем заказчику, представляет собой отчет, который оформляется не только в соответствии с государственными контрактами и договорами, но и с учетом требований ГОСТ. Кроме того, с недавнего времени все научно-исследовательские работы и отчеты об их исполнении регистрируются в Центре информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС). Это федеральное учреждение формирует общероссийскую базу исследовательских работ с целью предоставления возможности госструктурам и иным заинтересованным организациям использовать эту базу для формирования тематик будущих исследований. Как в любой формализованной базе, каждый ее элемент должен быть представлен в определенном виде. Поэтому требования к отчетам очень высокие. Материал должен содержать в себе необходимые разделы: реферат, определения, обозначения и сокращения, введение, основную часть, заключение, список использованных источников, приложения. Должны быть соблюдены все требования по шрифту, интервалу, заголовкам, цитированию, сноскам, таблицам и т. д. Таким образом, результат творческой мысли научного коллектива необходимо представить в строго заданном формате. Что иногда требует серьезной переработки текста.
Ольга Сергеева: Но сотрудники УИР крайне аккуратно относятся к авторским текстам, любые корректировки согласуются с авторами. По окончании форматирования отчет передается научному руководителю на окончательный просмотр. Срок представления отчета определен государственным контрактом. Но фактический срок сдачи проекта сдвигается обычно на месяц раньше. Такой запас времени объясняется неформальными, а иногда и отраженными в самих договорах требованиями заказчиков. Во время подготовки отчетов управление работает в ненормированном режиме, заполнение форм, правки текстов происходят on-line, руководитель работ вплоть до распечатки отчета может пересылать нам изменения, которые вносятся в итоговый вариант. Распечатанный отчет подписывается всеми исполнителями и передается на утверждение ректору или проректору по научной работе. Внешний вид отчетов также диктуется требованиями ГОСТ: титульный лист, прошитые и сброшюрованные экземпляры, вложенный диск. На сам диск мы наносим на специальном принтере наименование проекта и логотип Университета.
— Каков объем итогового отчета?
О.С.: Отчет редко укладывается в 100 страниц. Обычно это объемный, а иногда и многотомный материал от 300 до 1000 страниц). Отчет готовится в 3–4 экземплярах — 2–3 экземпляра заказчику, 1 — исполнителю, 1 — в ЦИТиС.
— Как передаются заказчику отчеты? Как долго они рассматриваются? Все ли заказчики выполняют свои обязательства по оплате работ?
О.С.: По условиям контрактов заказчику передаются бумажные экземпляры отчета и отчетных форм (статистических данных и сведений о выполнении индикаторов и показателей), а также электронные версии отчета на диске. При наличии у заказчика электронной базы данных, электронная версия отчета загружается и в нее. В случае несвоевременного представления отчетной документации к исполнителю могут быть применены штрафные санкции, предусмотренные договором, или же информация об организации-исполнителе может быть внесена в реестр недобросовестных поставщиков (мы говорили о нем ранее). Пока мы счастливо избегаем таких рисков. Хотя были случаи, что передавали отчеты буквально «на флажке». Заказчик тоже, как правило, поставлен в жесткие временные рамки по проверке отчетов — и не только договором, но и обязательствами по исполнению своего бюджета. Этим и объясняется желание получить отчет заблаговременно, чтобы он прошел нормальную экспертизу и, если необходимо, доработку. После проверки заказчик подписывает акты, составляет экспертные заключения, переводит финансовые средства в Университет. До сих пор мы не испытывали проблем с получением денег от заказчиков.
— Как производятся расчеты с исполнителями работ?
А.Ш.: В наших проектах мы не практикуем авансовые выплаты исполнителям. Это наша принципиальная позиция. Порядок выплат, естественно, оговаривается, однако фактическая оплата работ — строго по реальному вкладу участника, определяемому научным руководителем или на собрании творческого коллектива. Проекты приказов на выплаты проходят несколько этапов согласования и утверждения, причем до запуска приказа ректор знакомится с комплектом документов на выплаты. К приказам прилагаются акты сдачи-приемки работ и ранее утвержденные внутренние сметы. Фактические расходы, естественно, этим сметам должны соответствовать. За счет отработанной процедуры процесс идет быстро. Мы мониторим движение каждого такого приказа, чтобы выплаты прошли без задержек.
— Последний вопрос. Вы говорили о ненормированном режиме работ. Что мешает организовать работу так, чтобы уложиться в стандартный рабочий день?
А.Ш.: Да мы, собственно, и не ставим жестко такой цели. Конечно, мы стараемся свести к минимуму проблему «пожарного» закрытия проектов. Фактически УИР работает как система одного окна на условиях полной взаимозаменяемости. Это дисциплинирует и научные группы, и административные подразделения, через которые проходит документация. Но избавиться от ненормального рабочего дня не получится все равно. Ведь научная группа работает вообще вне рамок своего рабочего графика, а мы сопровождаем научную группу и в любой момент времени должны быть доступны. Конечно, большая часть проекта выполняется во второй половине его срока. Понятно, что происходит, когда приближается дедлайн. Но если при этом процесс упорядочен, доверие сочетается с контролем, нет причин для беспокойства. С другой стороны, проект — это творческий процесс, вы увлечены возможностью сделать что-то интересное с научным коллективом. Это затягивает. Каждый проект по-своему уникален и каждый имеет свою историю создания. Наши коллеги с кафедр и научных центров получают навыки управления проектами, а мы постигаем суть научной работы. Мы в качестве инициативы провели через приказы несколько нормативных документов по проектной работе. А с нового года Управлению поручено сопровождать все научные и инновационные проекты Университета. Я бы хотел поблагодарить всех, кто в 2011 году делал с нами научные проекты и обслуживал их. А также тех, кто делал отличные конкурсные заявки, не ставшие победными. Скоро мы откроем на портале страницу со статистикой по выполненным проектам, там будет информация обо всех НИР и обо всех исполнителях, начиная с 2009 года. Мы приглашаем всех желающих принять участие в проектной работе и в этом году, не только ждать объявлений о конкурсах или грантах, но и приходить со своими идеями.
— Спасибо.
