Руководитель секретариата

Время проведения: с 10.00 до 17.30 В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата. Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов: «Специалист административно-хозяйственной деятельности» (регистрационный номер 50729, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н); «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н); «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н). Для кого предназначен Руководителей секретариата, начальников и заместителей управления делами, общих отделов, отделов документационного обеспечения, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, секретарей, секретарей службы ресепшн, офис-менеджеров и менеджеров административно-хозяйственных подразделений. В результате обучения участники курса приобретут практические навыки: организационно-административной деятельности, осуществляемой руководителем; по составлению и ведению номенклатуры дел в организации; в проведении анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов; в редактировании текстов служебной записки, письма; в редактировании и устранении типичных ошибок деловой речи; в совершенствовании устной техники речи. В совершенствование интонационной выразительности; освоят методики дикционных упражнений. Упражнения на дыхание и развитие голоса; освоят правила подготовки дел к архивному хранению; по организации работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа; по организации подготовки к уничтожению документов и оформлению необходимых актов на уничтожение. Цели курса: - совершенствование профессиональных навыков руководителей секретариата в оптимизации методов документооборота в организации, - повышение личной эффективности руководителей секретариата, - освоение основных современных принципов организации делопроизводства и документооборота, - освоение основных принципов информационно-справочной работы, - передача практических навыков по составлению и ведению номенклатуры дел, - передача практических навыков участникам курса по организации работы с архивным фондом, - передача практических навыков участникам курса по подготовке положений и инструкций, - передача практических навыков участникам курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота. Программа: День 1. Руководитель секретариата: управленческие навыки, построение работы секретариата. - Компетенции, знания, умения и навыки, необходимые руководителю секретариата. - Основные задачи руководителя секретариата: планирование, постановка задач сотрудникам секретариата, контроль исполнения. - Управление: основные этапы управленческого процесса, особенности социального управления. Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность. - Стили руководства и их сравнительная характеристика. - Организационное поведение. Внутриорганизационные процессы и возможности влияния организации на поведение своих сотрудников. - Мотивация и результативность работы подразделения. Групповая работоспособность. Функции групповых норм поведения. - Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников. Соблюдение и развитие традиций, норм и правил, существующих в организации. Развитие управленческих навыков. - Алгоритм постановки и принятия задач, оценка исполнения. Факторы, влияющие на уровень исполнения. Целеполагание. - Анализ типичных управленческих ошибок. - Свойства управленческих решений. - Построение прямой и обратной связи с сотрудниками. - Контроль исполнения. - Правила проведения эффективных совещаний с сотрудниками подразделения. - Полномочия и ответственность. Делегирование полномочий. - Мотивация персонала. Основные мотивационные теории и их использования в управлении персоналом. Индивидуальная мотивационная структура. Социально-психологические аспекты работы руководителя секретариата. - Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. - Механизмы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Правила убеждения. - Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания. - Приемы аттракции (формирования притягательности); влияние строуксов на взаимоотношения с партнерами по общению. Ассертивное поведение. Основы конфликтологии. - Виды конфликтов и причины их возникновения. Типы конфликтогенов. Формула конфликта. Закон эскалации конфликта. - Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие. - Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева. - Правила бесконфликтного общения. Профилактика конфликта. - Действия секретаря в конфликтных ситуациях. День 2. Современное секретарское дело. Должностной статус и функциональные обязанности. - Нормативно-методические основы деятельности. - Локальные нормативные акты. Должностная инструкция. - Профессиональный стандарт секретаря руководителя. - Функциональная карта вида профессиональной деятельности. - Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление. - Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики. - Зонирование рабочего пространства. Особенности должностной позиции. - Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры. - Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе. - Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы. - Информационная поддержка деятельности руководителя. - Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра. Бездокументное обслуживание управления. - Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов. - Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам. - Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя. - Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок. - Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций. - Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок. - Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями. Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса. - Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний. - Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат. Основы деловой коммуникации. - Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций. - Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации. - Коммуникационные барьеры и пути их минимизации. - Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы. - Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие. День 3. Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство. Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации. - Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству. - Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации. - Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации. - Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты. - Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны. - Формуляры основных документов. - Особенности оформления конфиденциальных документов. Система организационно-распорядительной документации. - Классификация документов и их функции. - Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности. - Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения). - Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.). Официально-деловой стиль и его требования. - Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста. - Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность. - Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п. - Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов. - Требования к управленческой информации. Деловая переписка. - Общая характеристика служебной переписки, ее классификация. - Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения. - Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации. - Культура официальной переписки и ее основные принципы. - Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз. - Особенности переписки по электронной почте. Организация работы с документами. - Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация. - Документооборот, его количественные и качественные характеристики. - Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации. - Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы. - Систематизация документов. Правила формирования дел. - Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура. - Определение сроков хранения документов. - Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел. - Подготовка дел к передаче на архивное хранение. - Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией. День 4. Практическая часть: - Анализ ошибок в оформлении писем и других документов. - Редактирование текста служебной записки, письма. - Разбор вариантов, предлагаемых слушателями. - Упражнения по стилистике. - Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи. - Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности. - Дикционные упражнения. - Упражнения на дыхание и развитие голоса. Психологическая культура делового общения. - Основные принципы построения успешного межличностного общения. - Этикет невербального общения. - Барьеры общения. - Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин. - Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере. Технология делового имиджа. - Основные стили мужской и женской одежды. - Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере. - Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины. - Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары. - Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий. Общепринятые нормы культуры в деловом мире. - Особенности делового общения. - Деловой этикет, его основные принципы. - Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность. - Культура речи. - Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента. - Речевые стандарты проведения деловой беседы. - Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение. - Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению. - Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки. День 5. Этика телефонного общения. - Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора. - Особенности делового телефонного разговора. - Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса. - Подготовка телефонного разговора, композиция. - Метод «телефонной улыбки». - Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. - Привычные выражения. - Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения. - Звонки входящие и исходящие. - Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону. - Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. - Этикет мобильной связи. Прием посетителей. Основные правила гостеприимства. - Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов). - Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам. - Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). Соблюдение конфиденциальности. - Выявление основных потребностей и намерений посетителя. - Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера). - Основы офисного гостеприимства. Организация и проведение протокольных мероприятий. - Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий. - Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале. - Правила рассадки в автомобиле. - Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров. - Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний. - Особенности общения с иностранными партнерами. Автор и ведущий Рогова Алевтина Владимировна Практикующий бизнес-тренер, консультант по деловому этикету и протоколу, деловым коммуникациям, имиджу, психологии и культуре делового общения, мастерству переговоров, эффективному выступлению. Чужинова Любовь Александровна Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу. Занятие ведут практикующие управляющие делами, управляющие документацией, эксперты в области делопроизводства, авторы лучших учебных пособий по делопроизводству, документообороту и архивному делу, действующие руководители ДОУ, преподаватели «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ. Условия участия При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%. Что входит в стоимость Методический материал, обеды, кофе-паузы. Документ по окончании обучения Слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 40 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы). Информация для региональных клиентов Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.