Учебно-методический центр «ФинКонт»

Время проведения: с 10.00 до 17.30

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата.

Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:

«Специалист административно-хозяйственной деятельности» (регистрационный номер 50729, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н);

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);

«Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).

Для кого предназначен

Руководителей секретариата, начальников и заместителей управления делами, общих отделов, отделов документационного обеспечения, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, секретарей, секретарей службы ресепшн, офис-менеджеров и менеджеров административно-хозяйственных подразделений.

В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:

организационно-административной деятельности, осуществляемой руководителем;
по составлению и ведению номенклатуры дел в организации;
в проведении анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов;
в редактировании текстов служебной записки, письма;
в редактировании и устранении типичных ошибок деловой речи;
в совершенствовании устной техники речи. В совершенствование интонационной выразительности;
освоят методики дикционных упражнений. Упражнения на дыхание и развитие голоса;
освоят правила подготовки дел к архивному хранению;
по организации работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа;
по организации подготовки к уничтожению документов и оформлению необходимых актов на уничтожение.

Цели курса:

- совершенствование профессиональных навыков руководителей секретариата в оптимизации методов документооборота в организации,
- повышение личной эффективности руководителей секретариата,
- освоение основных современных принципов организации делопроизводства и документооборота,
- освоение основных принципов информационно-справочной работы,
- передача практических навыков по составлению и ведению номенклатуры дел,
- передача практических навыков участникам курса по организации работы с архивным фондом,
- передача практических навыков участникам курса по подготовке положений и инструкций,
- передача практических навыков участникам курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота.

Программа:

День 1.
Руководитель секретариата: управленческие навыки, построение работы секретариата.

- Компетенции, знания, умения и навыки, необходимые руководителю секретариата.
- Основные задачи руководителя секретариата: планирование, постановка задач сотрудникам секретариата, контроль исполнения.
- Управление: основные этапы управленческого процесса, особенности социального управления. Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность.
- Стили руководства и их сравнительная характеристика.
- Организационное поведение. Внутриорганизационные процессы и возможности влияния организации на поведение своих сотрудников.
- Мотивация и результативность работы подразделения. Групповая работоспособность. Функции групповых норм поведения.
- Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников. Соблюдение и развитие традиций, норм и правил, существующих в организации.

Развитие управленческих навыков.

- Алгоритм постановки и принятия задач, оценка исполнения. Факторы, влияющие на уровень исполнения. Целеполагание.
- Анализ типичных управленческих ошибок.
- Свойства управленческих решений.
- Построение прямой и обратной связи с сотрудниками.
- Контроль исполнения.
- Правила проведения эффективных совещаний с сотрудниками подразделения.
- Полномочия и ответственность. Делегирование полномочий.
- Мотивация персонала. Основные мотивационные теории и их использования в управлении персоналом. Индивидуальная мотивационная структура.

Социально-психологические аспекты работы руководителя секретариата.

- Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению.
- Механизмы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Правила убеждения.
- Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания.
- Приемы аттракции (формирования притягательности); влияние строуксов на взаимоотношения с партнерами по общению. Ассертивное поведение.

Основы конфликтологии.

- Виды конфликтов и причины их возникновения. Типы конфликтогенов. Формула конфликта. Закон эскалации конфликта.
- Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.
- Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева.
- Правила бесконфликтного общения. Профилактика конфликта.
- Действия секретаря в конфликтных ситуациях.

День 2.
Современное секретарское дело.
Должностной статус и функциональные обязанности.

- Нормативно-методические основы деятельности.
- Локальные нормативные акты. Должностная инструкция.
- Профессиональный стандарт секретаря руководителя.
- Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
- Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
- Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
- Зонирование рабочего пространства.

Особенности должностной позиции.

- Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
- Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе.
- Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы.
- Информационная поддержка деятельности руководителя.
- Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.

Бездокументное обслуживание управления.

- Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
- Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
- Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
- Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
- Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций.
- Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
- Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями.

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса.

- Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
- Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат.

Основы деловой коммуникации.

- Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций.
- Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации.
- Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.
- Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы.
- Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.

День 3.
Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство.
Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации.

- Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
- Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
- Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации.
- Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
- Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
- Формуляры основных документов.
- Особенности оформления конфиденциальных документов.

Система организационно-распорядительной документации.

- Классификация документов и их функции.
- Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности.
- Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
- Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.).

Официально-деловой стиль и его требования.

- Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста.
- Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность.
- Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п.
- Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.
- Требования к управленческой информации.

Деловая переписка.

- Общая характеристика служебной переписки, ее классификация.
- Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения.
- Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации.
- Культура официальной переписки и ее основные принципы.
- Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
- Особенности переписки по электронной почте.

Организация работы с документами.

- Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
- Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
- Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
- Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
- Систематизация документов. Правила формирования дел.
- Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
- Определение сроков хранения документов.
- Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.
- Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
- Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.

День 4.
Практическая часть:

- Анализ ошибок в оформлении писем и других документов.
- Редактирование текста служебной записки, письма.
- Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
- Упражнения по стилистике.
- Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
- Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности.
- Дикционные упражнения.
- Упражнения на дыхание и развитие голоса.

Психологическая культура делового общения.

- Основные принципы построения успешного межличностного общения.
- Этикет невербального общения.
- Барьеры общения.
- Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин.
- Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере.

Технология делового имиджа.

- Основные стили мужской и женской одежды.
- Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере.
- Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины.
- Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары.
- Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий.

Общепринятые нормы культуры в деловом мире.

- Особенности делового общения.
- Деловой этикет, его основные принципы.
- Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность.
- Культура речи.
- Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента.
- Речевые стандарты проведения деловой беседы.
- Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение.
- Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению.
- Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.

День 5.
Этика телефонного общения.

- Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.
- Особенности делового телефонного разговора.
- Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса.
- Подготовка телефонного разговора, композиция.
- Метод «телефонной улыбки».
- Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы.
- Привычные выражения.
- Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
- Звонки входящие и исходящие.
- Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.
- Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании.
- Этикет мобильной связи.

Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.

- Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов).
- Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам.
- Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). Соблюдение конфиденциальности.
- Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
- Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера).
- Основы офисного гостеприимства.

Организация и проведение протокольных мероприятий.

- Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий.
- Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале.
- Правила рассадки в автомобиле.
- Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров.
- Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний.
- Особенности общения с иностранными партнерами.

Автор и ведущий

Рогова Алевтина Владимировна
Практикующий бизнес-тренер, консультант по деловому этикету и протоколу, деловым коммуникациям, имиджу, психологии и культуре делового общения, мастерству переговоров, эффективному выступлению.

Чужинова Любовь Александровна
Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.

Занятие ведут практикующие управляющие делами, управляющие документацией, эксперты в области делопроизводства, авторы лучших учебных пособий по делопроизводству, документообороту и архивному делу, действующие руководители ДОУ, преподаватели «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ.

Условия участия

При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.

Что входит в стоимость

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Документ по окончании обучения

Слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 40 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).

Информация для региональных клиентов

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.