Учебно-методический центр «ФинКонт»

Слушатели курса получат полное представление по принципам управления компанией, подробно разберут на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы.

Курс предназначен для: Заместителей генеральных директоров по общим вопросам, руководителей административно-хозяйственных отделов, топ-менеджеров, курирующих деятельность обеспечивающих подразделений или административно-хозяйственных подразделений, менеджеров службы АХО.

Цели курса: Познакомить участников с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения, научить организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета, рассмотреть стандарты организации деятельности обеспечивающих подразделений, разработать перспективный план мероприятий, направленный на повышение эффективности (оптимизацию) деятельности подразделений, подчиненных руководителю АХО.

В результате обучения участники курса:

• ознакомятся с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения,
• овладеют навыками по организации работы АХО с требуемым уровнем качества работы, в рамках имеющегося бюджета,
• получат навыки повышения результативности работы руководителя АХО,
• познакомятся с методиками построения эффективной работы административно-хозяйственного подразделения,
• изучат принципы и методы организации административно-хозяйственных процессов с низким уровнем затрат и минимальным уровнем потерь,
• научатся применять изученные методики на практике,
• освоят современные методы вовлечения руководителей структурных подразделений компании в совместную работу для достижения целей и задач компании,
• на практике смогут применить полученные на курсе знания для повышения эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений.

В программе:

День 1.
Основные принципы управления компанией.
• Обзор современных эффективных бизнес-технологий.
• Управление по целям. Какие цели стоят перед обеспечивающими подразделениями.
• Контролируемое управление затратами.
• Управление закупками. Управление оборотными средствами (складскими запасами, дебиторской задолженностью).
• Принципы бережливого офиса.
Практикум: Слушатели проведут анализ возможностей использования управленческих технологий и процедур в своей деятельности.
Место административно-хозяйственного обеспечения в деятельности компании.
• Задачи, функции АХО. Особенность деятельности АХО.
• Какими новыми компетенциями в современных условиях должен обладать руководитель АХО.
• Практическое занятие: Слушатели проведут анализ задач своих служб, рассмотрят программы повышения эффективности своей работы.
Организационные структуры АХО.
• Связь задач, функций и организационной структуры АХО.
• Распределение ответственности персонала за решаемые задачи, функции.
• Практическое занятие: Слушатели разработают матрицы ответственности персонала АХО за решаемые задачи, выполняемые функции.
День 2.
Локальные нормативные акты АХО.
• Обязательные и желательные документы АХО.
• Должностная инструкция – инструмент повышения результативности персонала.
• Необходимые знания, навыки руководителя АХО.
• Ключевые показатели эффективности, ответственность руководителя АХО.
• Практическое занятие: Слушатели проведут анализ должностных инструкций, матриц взаимодействия с другими подразделениями.
Принципы планирования деятельности АХО.
• Что должен планировать руководитель АХО ежемесячно, поквартально, с горизонтом один год.
• Планирование бюджетов, работ, мероприятий.
• Критерии исполнения работ.
Практикум: Слушатели разработают месячный, годовой план мероприятий и работ АХО с учетом требований по сокращению затрат.
Принципы бюджетирования АХО.
• Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО.
• Правила проведения план – факт анализа. Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО.
Практикум: Слушатели рассмотрят различные варианты месячных, годовых бюджетов АХО. Проведут анализ возможных подходов оптимизации затрат, сокращения затратных статей.
Аутсорсинг.
• Зачем нужен аутсорсинг. Матрица аутсорсинга. Методика принятия решения о передаче на аутсорсинг работ, подразделений.
• Слушателям будет предложено рассчитать - выводить или не выводить некоторые работы подразделения на аутсорсинг.
День 3.
Организация работы АХО.
• Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями.
• Работа с поставщиками и подрядчиками.
• Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и т.д.). Организация тендерных закупок.
• Критерии поиска и выбора поставщиков. Принципы переговорного процесса. Варианты ведения переговоров.
• Договор аренды недвижимости, договор технического обслуживания, договор возмездного оказания услуг.
• Принципы управления запасами.
Практикум: Слушатели проведут деловую игру – проведение переговоров в роли различных участников переговорного процесса.
Оплата труда и стимулирование сотрудников АХО.
• Принципы разработки мотивационных схем персонала АХО.
• За что платить руководителю и сотрудникам АХО.
• Постоянная и переменная часть зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы.
• Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений.
• Материальная ответственность сотрудников АХО.
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто.
Практикум: Слушатели разработают несколько вариантов мотивационных схем для персонала АХО, включая различные варианты KPI. Рассмотрят схемы оплаты труда в условиях кризиса.
Контроль подразделений АХО.
• Организация оперативного контроля качества выполнения работ.
• Отчетность служб АХО.
• Отчетность руководителя АХО.
• Обор и обработка рекламаций от внутренних подразделений.
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов.
Практикум: Как предотвратить перерасходы и соблюсти качество.
Выполнение специальных требований.
• Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, охрана труда, технические сооружения).
• Надзорные организации и работа с ними.
• Действия в случае визита надзорных органов.
Практикум: Обсуждаем инструкцию действий в случае визита надзорных органов.
Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях.
• Подготовка и проведение планово – предупредительных ремонтов.
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников.
• Контроль хода выполнения работ.
• Поддержание презентабельного состояния офиса.
Практики оптимизации деятельности обеспечивающих подразделений.
• Пути повышения управляемости и результативности АХО.
• Управление факторами отнимающими время.
• Рассмотрение принципов «бережливого производство» и особенностей их применения в офисе.
• Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях.
Практикум: Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений.
День 4.
Эффективная работа автотранспортного подразделения. Цели, задачи, направления развития (АТП)/службы.
• Анализ основных показателей, характеризующих деятельность АТП, транспортной службы.
• Анализ инструментов направленных на достижение и поддержание на целевых уровнях показателей деятельности АТП, транспортной службы.
Практикум: Слушатели проведут анализ и обсуждение целевых показателей на примере своих предприятий, подразделений.
• Направления повышения конкурентоспособности АТП, транспортной службы.
• Драйверы повышения рентабельности АТП.
Практикум: Слушатели разработают программу мероприятий, направленную на повышение эффективности своих подразделений, служб.
Направления снижения затрат, себестоимости транспортных услуг.
• Зачем нужны программы сокращения затрат. На чем может экономить АТП.
• Повышение производительности труда (технические, организационные, социальные факторы).
• Повышение показателей использования подвижного состава (коэффициент использования грузоподъемности, использования пробега).
• Контролируемое управление затратами. Какие затраты требуют особого внимания.
• Зачем необходим контроль удельных затрат. Виды анализа.
• Анализ программ сокращения затрат зарубежных и российских автотранспортных компаний.
Практикум: Слушатели разработают программу сокращения затрат, снижения себестоимости транспортных услуг для своих предприятий, служб.
Практика использования технологии «бережливое производство» в автотранспортном подразделении/ службе.
• Виды потерь не добавляющие ценность в автотранспортном подразделении.
• Анализ причин простоев, резервы роста оборачиваемости транспортных средств.
• Примеры реализации системы управления (планирования, контроля) перевозками.
• Организация проекта борьбы с потерями на базе принципов 5S.
Практикум: Слушатели разработают программу борьбы с потерями, простоями для своих предприятий, служб.
Обеспечение максимального уровня отдачи от используемых активов.
• Направления повышения эффективности использования основных средств (управление сроками эксплуатации транспортных средств (ТС), повышение производительности ТС, ремонтного оборудования).
• Инициативы, направленные на ускорение оборачиваемости оборотных средств АТП.
• Планирование, бюджетирование и контроль.
• Организация планирования и инструменты контроля планируемых показателей.
• Планирование закупок, потребности в транспортных средствах (как управлять сроком службы ТС, какие виды автомобилей необходимы, универсальность/специализация, совокупные затраты на эксплуатацию).
• Планирование эффективного использования ТС.
• Составление бюджета АТП, транспортной службы (ГСМ, ТО, ремонт, запчасти).
• Преимущества объектного бюджетного планирования и контроля.
Практикум: Слушатели рассмотрят примеры планируемых показателей деятельности автотранспортного подразделения, транспортной службы и инструменты их контроля.
Вывод на аутсорсинг автотранспортного подразделения, транспортной службы. Работа с подрядчиками.
• Критерии принятия решения.
• Примеры вывода на аутсорсинг транспортных подразделений.
• Критерии поиска и выбора поставщиков автотранспортных услуг.
Практикум: Слушатели разработают алгоритм вывода на аутсорсинг транспортного подразделения компании.
Диспетчеризация и маршрутизация.
• Основные задачи диспетчеризации.
• Особенности планирования и контроля использования транспортных средств.
• Отслеживание нахождения транспортных средств на маршруте. Решения на базе технологий ГЛОНАСС/GPS. Средства контроля соблюдения водителями режимов движения, труда и отдыха.
Оплата труда и виды систем премирования персонала АТП.
• Принципы системы мотивации персонала АТП.
• Материальная ответственность.
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто.
• Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для АТП.
• Разработка системы KPI для подразделений АТП.
Практикум: Слушатели на базе представленной методики разработают показатели эффективности KPI для подразделений автотранспортного подразделения.
Автоматизация управления автотранспортным предприятием.
• Примеры программных решений для комплексного управления автопарком: 1C РАРУС, ТРИМ, системы учета ТОиР и др.
• Оценка достоинств и недостатков программных решений.

Преподаватели:

Набоков Анатолий Борисович

Эксперт в области стратегического управления, оптимизации бизнес – процессов, реинжиниринга, управления ремонтами (ТОИР), рисками, разработки KPI и управления проектами, а также бережливого производства.

Условия участия:

При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка - 7 %.

В стоимость обучения входит: Методический материал, кофе-паузы.

Документ по окончании обучения: Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов (в соответствии с лицензией на право ведения образовательной деятельности, выданной Департаментом образования и науки города Москвы).

Иногородним клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.