Повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления

Участники курса получат не только обзор нормативной документации, но и подробно разберут все аспекты работы службы документационного обеспечения. Научатся разрабатывать локальные нормативные акты и регламенты компании, документы различного характера, получат навыки архивного дела и узнают об особенностях электронного документооборота и архивирования. Время проведения: с 10.00 до 17.30 В результате обучения участники курса приобретут практические навыки: повышения эффективности в организации работы службы документационного обеспечения управления делопроизводства и документооборота в компании в рамках современных требований; в организации внутреннего документооборота организации и документооборота между организациями; в организации приема, рассмотрения и регистрации документов; в организации сроков и контроля исполнения документов; в организации процессов в компании - документопотоки; в организации оперативного хранения документов; в организации составления и ведения номенклатуры дел; в подготовке дел к архивному хранению; по оформлению актов о выделении дел документального фонда на уничтожение; по организации смешанного документооборота в компании. Для кого предназначен Руководителей отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, секретариата, архива, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, офис-менеджеров, делопроизводителей, документоведов и архивариусов. В программе: День 1. Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями. Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами. Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование. Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Нормативы времени на выполнение работ. Задачи и функции подразделений службы ДОУ. Организация взаимодействия между отделами и сотрудниками. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации. Задачи и функции руководителя службы ДОУ. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях. Государственное регулирование системы ДОУ. Нормативно-методические документы по организации делопроизводства. Изменения законодательства. Эффективность документационного обеспечения управления, показатели эффективности деятельности служб ДОУ (KPI). Общие характеристики показателей оценки деятельности в аспекте организационного развития. Показатели эффективности деятельности - KPI. Организационная и информационная функции системы управления документами. Служба ДОУ - центр компетенции в области управления документами. Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот: алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия. День 2. Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами. Документооборот организации и его составляющие. Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие. Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной. Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами. Контроль исполнения документов и поручений. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов. Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. День 3. Системы управления электронными документами: рынок, анализ и выбор. Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота. Дело, Docs Vision, Кодекс – Документооборот, ГранДок, ЕВФРАТ – Документооборот, LanDocs, БОСС-Референт, 1 С: Документооброт, Globus Professional, Оптима, Directum, Documetr, Канцлер, Documentum, Open Text, Alfresco и др.. Оценка предложений с позиции бизнес-пользователей. Принципы выбора системы электронного документооборота для предприятий. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Проблемы и решения. Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов. Практические примеры использования электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов. Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ. Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля. Организация эффективной работы службы ДОУ. Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуации и их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Профилактика «профессионального выгорания». Знакомство с работой службы, обеспечивающей делопроизводство, прием, учет и архивное хранение документов. Преподаватели курса Карнаухов Михаил Александрович Бизнес- коуч, имеет большой опыт проведения лекций, семинаров, практикумов по дисциплинам: "Делопроизводство и документооборот» и «Системы электронного документооборота». Столярчук Елена Анатольевна Консультант-практик с 20-летним опытом по психологии менеджмента, управлению персоналом и организационному развитию российских и зарубежных компаний, бизнес тренер и преподаватель MBA при Балтийском государственном техническом университете «Военмех» имени Д.Ф.Устинова. Автор публикаций по вопросам межличностного взаимодействия в организационной среде, формирования поведенческих стратегий в кризисных ситуациях и развития корпоративной культуры в государственных и коммерческих организациях. Банщикова Галина Ивановна Бизнес-консультант, кандидат педагогических наук, доцент, эксперт в следующих направлениях: организация и технология документационного обеспечения управления, стандартизация документационного обеспечения управления и архивного дела, теория документоведения, технология работы с документами государственных органов и общественных организаций Условия обучения При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%. Что входит в стоимость Методический материал, обеды, кофе-паузы. Документ по окончании обучения По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 24 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы) Информация для региональных клиентов Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.