Профессиональный секретарь - помощник руководителя: основы мастерства

Время проведения: с 10.00 до 17.30 В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации. Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н); «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н). В результате обучения участники курса: - приобретут системные знания по организации документооборота и административной поддержки руководителя: планирования рабочего дня руководителя. решения организационных вопросов рамках своей компетенции, - освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками, - получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий, - получат практические навыки по ведению делопроизводства в компаниях, - познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя, - научатся применять изученные методики секретарского обслуживания на практике, - повысят свой профессиональный уровень подготовки. Цели курса: Передать навыки организации эффективной ежедневной деятельности руководителя, организации работы с документами, отвечающей актуальным требованиям законодательства. Для кого предназначен Помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, секретарей, секретарей службы ресепшн, офис-менеджеров и менеджеров административно-хозяйственных подразделений. В программе: День 1. Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя. - Нормативно-методические основы деятельности. - Локальные нормативные акты. Должностная инструкция. - Профессиональный стандарт секретаря руководителя. - Функциональная карта вида профессиональной деятельности. - Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление. - Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики. - Зонирование рабочего пространства. Особенности должностной позиции помощника руководителя. - Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры. - Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе. - Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы. - Информационная поддержка деятельности руководителя. - Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра. Бездокументное обслуживание управления. - Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов. - Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам. - Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя. - Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок. - Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций. - Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок. - Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями. - Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний. - Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат. Основы деловой коммуникации. - Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций. - Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации. - Коммуникационные барьеры и пути их минимизации. - Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы. - Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие. Ассистентские функции помощника руководителя. - Организация сервисного обслуживания руководителя. - Работа с информацией. Мониторинг информации в сфере интересов руководства. Оптимизация информационных потоков. - Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя. Организация снабжения офиса. - Предметы первой необходимости. - Офисное оборудование и расходные материалы. - Конъюнктура рынка. Выбор поставщиков и сервисных компаний. - Сбор и обобщение заявок. - Организация курьерской доставки. Организация командировок. - Заказ билетов и гостиниц. - Оформление виз. - Прием командированных. - Оформление приглашений иностранным гражданам. День 2. Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство. Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации. - Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству. - Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации. - Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации. - Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты. - Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны. - Формуляры основных документов. - Особенности оформления конфиденциальных документов. Система организационно-распорядительной документации. - Классификация документов и их функции. - Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности. - Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения). - Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.) Официально-деловой стиль и его требования. - Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста. - Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность. - Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п. - Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов. - Требования к управленческой информации. Деловая переписка. - Общая характеристика служебной переписки, ее классификация. - Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения. - Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации. - Культура официальной переписки и ее основные принципы. - Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз. - Особенности переписки по электронной почте. Организация работы с документами. - Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация. - Документооборот, его количественные и качественные характеристики. - Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации. - Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы. - Систематизация документов. Правила формирования дел. - Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура. - Определение сроков хранения документов. - Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел. - Подготовка дел к передаче на архивное хранение. - Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией. Практическая часть: - Анализ ошибок в оформлении писем и других документов. - Редактирование текста служебной записки, письма. - Разбор вариантов, предлагаемых слушателями. - Упражнения по стилистике. - Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи. - Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности. - Дикционные упражнения. - Упражнения на дыхание и развитие голоса. День 3. Психологическая культура делового общения. - Основные принципы построения успешного межличностного общения. - Этикет невербального общения. - Барьеры общения. - Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин. - Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере. Общепринятые нормы культуры в деловом мире. - Особенности делового общения. - Деловой этикет, его основные принципы. - Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность. - Культура речи. - Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента. - Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение. - Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению. - Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки. Технология визуального имиджа. - Основные стили мужской и женской одежды. - Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере. - Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины. - Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары. - Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий. День 4. Этикет общения по телефону. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора. - Особенности делового телефонного разговора. - Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса. - Метод «телефонной улыбки». - Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. - Привычные выражения. - Подготовка телефонного разговора, композиция. - Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения. - Звонки входящие и исходящие. - Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону. - Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. - Этикет мобильной связи. Прием посетителей. Основные правила гостеприимства. - Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов). - Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам. - Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). - Выявление основных потребностей и намерений посетителя. - Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера). - Основы офисного гостеприимства. Организация и проведение протокольных мероприятий. - Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий. - Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале. - Правила рассадки в автомобиле. - Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров. - Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний. - Особенности общения с иностранными партнерами. Автор и ведущий Чужинова Любовь Александровна Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу. Условия обучения При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%. Что входит в стоимость Методический материал, обеды, кофе-паузы. Документ по окончании обучения По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы) Информация для региональных клиентов Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.