Учебно-методический центр «ФинКонт»

За последние годы утверждено много нормативно-методических документов по архивному делу: новые правила хранения документов с февраля 2020 года (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236); новые требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов (Приказ Росархива от 15.06.2020 №69); внесены изменения в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации (Приказ Федерального архивного агентства от 12.08.2021 № 72), в Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (Приказ Федерального архивного агентства от 09.06.2021 № 51); с октября 2020 года за нарушение правил хранения архивных документов десятикратно выросли штрафы.

В рамках курса слушатели рассмотрят современную правовую базу, на которую нужно ориентироваться при ведении архивного делопроизводства, требования к архивохранилищам, порядок формирования архивной службы, организацию хранения, приема и выдачи архивных документов, внедрение и применение современных автоматизированных и цифровых технологий, организацию хранения архивных электронных документов.

Курс предназначен для: Руководителей архивов предприятий и организаций различных организационно-правовых форм, руководителей служб ДОУ, сотрудников канцелярии, секретариата, общих отделов, секретарей, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, офис-менеджеров, делопроизводителей, документоведов и архивариусов, руководителей и сотрудников служб автоматизации (IT-служб), внедряющих или модернизирующих электронный архив организации.

Цели курса: Получить разъяснения к последним нормативным документам и практические рекомендации по организации хранения документов в организациях любого типа.

В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:
• По отбору документов на хранение, проведению экспертизы ценности документов, определению сроков хранения архивных документов, упорядочению документов для их передачи на архивное хранение.
• По внедрению информационных технологий в деятельность архива, применению прикладного программного обеспечения и сравнительного анализа программных продуктов для поиска оптимального решения.
• По организации хранения архивных электронных документов.

В программе:

День 1
Документальный и архивный фонды организации. Нормативные требования к организации текущего оперативного и архивного хранения документов.
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Обязательность архивного хранения документов в течение нормативных сроков.
• Понятия «документальный фонд», «архивный фонд», «архивный документ». Ответственность за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов. Ответственность за осуществление текущего хранения и обеспечения сохранности. Документы организации — актив, имеющий ценность.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Проект новой версии Правил.
• Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и Инструкция по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Сроки хранения документов в бумажной и электронной форме.
• Новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 № 155, зарегистр. Минюстом России 12.03.2021 № 62735): характеристика нормативного правового акта. Основные положения.
• Принципы, критерии и этапы экспертизы ценности документов. Создание экспертной комиссии организации. Примерное положение об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). Организация и документирование работы экспертной комиссии.
• Роль номенклатуры дел в систематизации документального фонда. Типы и виды номенклатур дел. Методика и организационные процедуры разработки и ведения номенклатуры дел. Дополнение к номенклатуре дел. Значение номенклатуры дел для составления описей документов. Номенклатура дел как классификатор в системе электронного документооборота.
• Архивный фонд организации и установление его границ. Положение об архиве или положение об архивном хранении документов. Документы филиалов, представительств и отделений: их место в архивном фонде головной организации. Ответственность за архивное хранение документов.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и обеспечением сохранности документов. Полномочия уполномоченных архивных органов. Административная ответственность за несоблюдение сроков хранения.
• Организация хранения и обеспечение сохранности архивных документов. Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений, обработки и хранения архивных документов.
• Система учетных документов архива. Состав основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов. Дело фонда. Виды описей дел. Методика составления описей дел электронных документов.
• Комплектование архива организации. Список структурных подразделений-источников комплектования.
• Порядок подготовки дел для передачи в архив (на архивное хранение). График приёма-передачи. Архивно-техническая обработка, составление внутренних описей дел. Оформление обложек дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.
• Описи дел структурных подразделений и проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению. Годовые разделы сводных описей и сводные акты.
• Использование архивных документов в управленческой деятельности и в целях защиты социальных прав граждан. Порядок выдачи архивных документов по запросам уполномоченных государственных органов и контроль за их возвратом.
День 2
Электронный архив организации: соблюдение требований, практические вопросы организации и технического обеспечения.
• Регулирование архивного хранения документов в электронной форме. Понятие «архив электронных документов». ГОСТ Р ИСО 30300–2015, ГОСТ Р 7.1.101-2018/ИСО 30301:2011 и др. Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 (экспертный комментарий). Перспективы развития нормативной базы.
• Требования к архивному хранению ЭД. Функциональные требования к системам хранения ЭД. Аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования ЭД: технологии защиты; технологии обеспечения долговременной сохранности ЭД; поддержка миграции и конвертации; форматы хранения. Услуги «архивного» аутсорсинга. Использование «облачных» технологий.
• Электронный архив научно-технической документации (НТД) как часть корпоративной информационной системы (КИС). Особенности электронного архива НТД. Взаимодействие службы делопроизводства, архива и службы НТД.
• Оцифровка бумажного архива. Целесообразность и перспективы оцифровки. Электронный дубликат архивного документа. Конвертация документов. Электронные дубликаты документов на бумажном носителе. Перевод документов в электронную форму (сканирование, распознавание, идентификация и маркировка). Придание юридической значимости ЭД. Организация процесса передачи оцифрованных документов. Хранение оцифрованных документов на физически обособленных носителях записи, в составе информационной системы электронного архива.
• Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Стандарты, руководства и методические рекомендации. Особенности экспертизы ценности электронных документов.

Преподаватели:

Иритикова Вера Степановна

Профессиональный управляющий документами, документовед, эксперт.
Лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.
Автор статей и консультант по управлению документами (документоведеческий и архивоведческий аспекты).

Доронина Лариса Алексеевна

Кандидат экономических наук, доцент, ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Заведующий кафедры правового обеспечения деятельности и безопасности транспортного комплекса Российского университета транспорта.

Условия участия:

В стоимость обучения входит: Методический материал, кофе-паузы.

Иногородним клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.